Nieuwe medewerker? Lees hier hoe je snel aan de slag kunt!

Opmerkingen?
Storing melden?
Vragen ?

Telefoon:
0512 305 710

E-mail:
helpdesk@csgliudger.nl

-

E-mailsysteem CSG Liudger vernieuwd

Naar aanleiding van een ernstige storing in het e-mailsysteem van CSG Liudger, is eind juli 2012 het gehele e-mailsysteem vervangen. Omdat er nogal wat veranderingen zijn willen wij u op deze wijze 'bijpraten'.

Aanleiding

CSG Liudger maakt al geruime tijd gebruik van eigen e-mailservers. Alle e-maildiensten zoals het aanmaken van mailboxen, het autoriseren van gebruikers, worden in eigen beheer uitgevoerd. In de zomervakantie van 2006 is Liudger overgestapt op het destijds moderne Exchange 2003. Elke medewerker kreeg de beschikking over een eigen e-mailadres bij CSG Liudger. Daarnaast werden er gezamenlijke mailboxen ingericht voor bijvoorbeeld locatieadministraties, of tijdens projecten. Inmiddels zijn we zes jaar verder en zijn we al regelmatig tegen de beperkingen van de mailserver aangelopen.

Vandaar dat we de afgelopen twee jaar op de achtergrond bezig zijn geweest met onderzoek naar de mogelijke opvolger. In eerste instantie is aan een directe opvolger gedacht, bijvoorbeeld Exchange 2007 of het recentere Exchange 2010. Begin dit jaar werd bekend gemaakt dat Microsoft met een nieuwe productenlijn (genaamd Office 365) zou komen en dat er voor onderwijsinstellingen een zeer gunstige aanbieding zou komen. Echter, Microsoft kon nog niet aangeven wanneer de nieuwe producten (Office 365) beschikbaar zouden komen. Op de achtergrond is systeembeheer toch alvast begonnen met oriëntatie en voorbereiding op Office 365.

Toen afgelopen 26 juli er een grote storing plaatsvond in de mailserver van CSG Liudger bleek de geanticipeerde voorbereiding op een nieuw systeem zeer welkom. De mailserver was dermate defect geraakt dat herstel misschien wel weken in beslag kon nemen. Vanwege de zomervakantie en de enorme omvang van deze klus hebben we het besluit genomen om de mailserver niet te repareren, maar per direct over te stappen op Office 365.

Werkzaamheden

Op vrijdag 27 juli zijn we begonnen met het inrichten van Office 365. Deze productenlijn bestaat uit diverse professionele omgevingen waarvan we in eerste instantie alleen Exchange Online hebben ingericht. Dit is de e-mailomgeving van Office 365. Na de installatie en configuratie van Exchange Online kwam de grootste klus. Alle e-mail, agenda afspraken en contactpersonen van alle medewerkers van CSG Liudger moesten worden overgezet naar dit nieuwe systeem. Zes maal 24 uur later was alles overgezet naar de nieuwe e-mailserver. Deze verhuizing betrof ca. 750 mailboxen, 4 miljoen berichten, en 100 GB aan data. Tijdens de verhuizing van al deze data is systeembeheer bezig geweest met het opnieuw autoriseren van alle gebruikers. Omdat het nieuwe systeem gebaseerd is op andere beveiligingsprincipes, bleek dit nog een hele klus te zijn.

Ook de gezamenlijke e-mailmappen (openbare mappen of public folders) vereisten nog speciale inspanning. Dit principe stamt uit Exchange 2003 bestaat niet meer in de nieuwe generatie software. Daarom zijn alle 73 gezamenlijke e-mailenmappen stuk voor stuk handmatig aangemaakt in het nieuwe systeem.

Wat betekent dit voor u?

Nu een week verder is er op de achtergrond heel veel gebeurd. Echter, op de voorgrond hebben we nog onvoldoende kunnen communiceren. Er zijn namelijk voor u als medewerker een aantal dingen veranderd. Met name de toegang tot de e-mail is anders, al is de werking van het e-mailsysteem opzich exact hetzelfde. U kunt nog steeds e-mail ontvangen, versturen. Ook agenda's en contactpersonenen zijn intact gebleven.

Toegang via webmail

U was gewend om thuis of onderweg gebruik te maken van Outlook Web Access, ookwel webmail. Outlook Web Access (OWA) bestaat nog steeds, alleen is nu de vernieuwde versie beschikaar. Toegang nog steeds met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Het adres van OWA is nu: http://outlook.com/owa/csgliudger.nl

Toegang op smartphones en tablets

U kunt uw CSG Liudger mailbox ontvangen op uw smartphone of tablet. Dit gebeurt net als voorheen met Exchange ActiveSync. Hierbij is nu echter de servernaam aangepast naar m.outlook.com. Een handleiding over het instellen van Exchange ActiveSync op uw smartphone of tablet kunt u vinden onder het kopje E-mail.

Aanpassing gebruikersnamen

Vanwege de nieuwe e-mailservers hebben een deel van de medewerkers een aangepaste gebruikernaam gekregen. Het gaat hierbij om de medewerkers die voor 2007 al in dienst waren van CSG Liudger en toen een afgekorte gebruikersnaam voor de computer hebben gekregen. Voorbeeld: sdijkstra werd afgekort naar sdijkstr. Dit vanwege de toen geldende beperkingen in het beheersysteem. Met de uitfasering van het oude systeem hebben alle medewerkers weer een volledige gebruikersnaam. Had u voor de zomervakantie een afgekorte gebruikersnaam, dan dient u vanaf nu de langere variant te gebruiken. Deze wijziging is ook doorgevoerd in de computers van CSG Liudger, zodat u overal met dezelfde (langere) gebruikersnaam aan de slag kunt.

Samenvatting

Het e-mailsysteem van CSG Liudger is in de zomervakantie 2012 geheel vernieuwd. De toegang tot het e-mailsysteem is veranderd waardoor u op een andere manier dient in te loggen.

  • Thuis logt u in via: http://outlook.com/owa/csgliudger.nl (volledige gebruikersnaam)
  • Op smartphones en tables gebruikt u binnen Exchange ActiveSync de bekende gebruikersnaam en wachtwoord, maar nu met servernaam m.outlook.com
  • Medewerkers van voor 2007 gebruiken nu hun volledige gebruikersnaam (zie alinea 'Aanpassing gebruikersnamen' hierboven)

Mochten er nog vragen en/of opmerkingen zijn dan we op werkdagen, ook tijdens de zomervakantie, bereikbaar op het bekende nummer 0512 305 710.